Inhoudsopgave
1. Wie zijn wij?
ELMA Studio (hierna: "ELMA"), geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97277754, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.
Contactgegevens: hello@elmastudio.nl
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam
- Facturatiegegevens: adres, postcode, plaats, land, KvK-nummer, btw-nummer
- Prospectgegevens: naam, bedrijf, telefoonnummer en e-mailadres van potentiële klanten. Deze gegevens kunnen wij rechtstreeks van u ontvangen of via personen die in opdracht van ELMA contact met u hebben gelegd.
- Afspraakgegevens: als u een kennismaking inplant: naam, e-mailadres, telefoonnummer (bij bellen of WhatsApp), bedrijfsnaam, website, uw bericht en het gekozen moment
- Accountgegevens: e-mailadres en inloggegevens voor het klantportaal en de teamomgeving. Bij het inloggen sturen wij een eenmalige code per e-mail; kiest u 'onthoud dit apparaat', dan bewaren wij daarvoor 30 dagen het type browser
- Uitbetalingsgegevens: IBAN van personen die op commissiebasis voor ELMA werken, uitsluitend voor de uitbetaling van commissie
- Gebruiksgegevens: uw supportverzoeken, wijzigingsverzoeken en de correspondentie die wij daarover met u voeren
- Ondertekengegevens: bij het digitaal ondertekenen van een contractsamenvatting leggen wij vast: het tijdstip van ondertekening, het IP-adres en de browsergegevens (user agent) van waaraf is ondertekend, de naam en de functie van de ondertekenaar, en het e-mailadres waarnaar de ondertekenlink is verzonden
- Technische gegevens: IP-adres en browsertype (voor beveiliging en fraudepreventie)
3. Waarom verwerken wij uw gegevens, en op welke grondslag?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, op de daarbij vermelde wettelijke grondslag (artikel 6 AVG):
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Uitvoering van de overeenkomst: leveren van diensten, versturen van facturen en bieden van support | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Communicatie: beantwoorden van vragen en versturen van transactionele e-mails | Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b/f AVG) |
| Acquisitie: het opvolgen van prospectgegevens en het doen van een passend aanbod | Gerechtvaardigd belang bij het werven van klanten (art. 6 lid 1 sub f AVG) |
| Kennismaking: het inplannen, voorbereiden en voeren van een kennismakingsgesprek | Noodzakelijk om op uw verzoek maatregelen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Portaaltoegang: het aanmaken en beheren van accounts voor het klantportaal en de teamomgeving | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Commissie-uitbetaling: het berekenen en uitbetalen van commissie aan personen die in opdracht van ELMA werken | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met deze personen (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Digitale ondertekening: het rechtsgeldig vastleggen en later kunnen bewijzen van de totstandkoming van de overeenkomst | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij bewijs daarvan (art. 6 lid 1 sub b/f AVG) |
| Beveiliging: detectie en preventie van fraude en misbruik | Gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van onze systemen (art. 6 lid 1 sub f AVG) |
| Wettelijke verplichtingen: onder meer de fiscale bewaarplicht | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) |
| Bezoekersstatistieken: cookieloos meten van het gebruik van de website met Plausible Analytics, alleen als u daarvoor kiest (zie artikel 8) | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG); u kunt die op elk moment intrekken via de cookieknop |
Ontvangen wij uw gegevens via een persoon die in opdracht van ELMA contact met u heeft gelegd, dan informeren wij u daarover uiterlijk bij het eerste contact dat wij zelf met u opnemen.
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden:
- Klant- en contractgegevens, factuuradministratie: 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst (fiscale bewaarplicht)
- Ondertekengegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna 7 jaar, gelijk aan de bewaartermijn van het contract zelf. Deze gegevens vormen het bewijs van de totstandkoming van de overeenkomst en worden om die reden even lang bewaard als het ondertekende document
- Prospectgegevens waaruit geen overeenkomst volgt: 1 jaar na aanmelding
- Aanvragen via de website waaruit geen overeenkomst volgt: 2 jaar
- Kennismakingsafspraken: 1 jaar na de afspraak, tenzij daaruit een overeenkomst volgt
- Afgehandelde wijzigingsverzoeken en bijlagen: 1 jaar na afronding
- Accountgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst; het account wordt binnen 90 dagen na beëindiging verwijderd
- Inlogcodes: 1 dag; gegevens van een vertrouwd apparaat: 30 dagen
- Uitbetalingsgegevens (IBAN): 7 jaar na de laatste uitbetaling (fiscale bewaarplicht)
- Contactformulierberichten: 1 jaar
- Technische logbestanden: 90 dagen. Het IP-adres en de browsergegevens die bij een digitale ondertekening zijn vastgelegd vallen hier niet onder; daarvoor geldt de hierboven genoemde termijn
Gegevens die niet onder een wettelijke bewaarplicht vallen, verwijderen of anonimiseren wij zodra zij niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
5. Delen met derden en doorgifte buiten de EER
Wij delen uw gegevens uitsluitend met de volgende partijen, die als verwerker voor ons optreden of op grond van een wettelijke verplichting:
- TransIP B.V.: hosting, domeinen en e-mailinfrastructuur
- Google (Firebase): database, authenticatie en bestandsopslag
- Mollie B.V.: verwerking van betalingen (iDEAL en automatische incasso)
- Plausible Insights OÜ (EU): bezoekersstatistieken, alleen na uw toestemming; Plausible plaatst geen cookies en slaat uw IP-adres niet op
- Jitsi Meet (8x8, VS): alleen als u een videogesprek kiest en wij daarvoor geen eigen videolink gebruiken; daarbij worden uw IP-adres en browsergegevens verwerkt
- WhatsApp (Meta): alleen als u zelf via WhatsApp contact opneemt of een WhatsApp-gesprek kiest; WhatsApp verwerkt dan uw telefoonnummer en berichten volgens zijn eigen privacybeleid
- Domeinregistries (bij .nl: SIDN): bij het registreren van een domeinnaam op uw naam, zoals voor elke domeinregistratie verplicht
- Personen die in opdracht van ELMA contact leggen met potentiële klanten: uitsluitend prospectgegevens, onder een geheimhoudingsovereenkomst en volgens instructies van ELMA
- Belastingdienst: uitsluitend indien wettelijk verplicht
Met de partijen die als verwerker optreden, hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken zijn vastgelegd over de bescherming van uw persoonsgegevens.
Doorgifte buiten de EER: voor de inzet van Google (Firebase), Jitsi en WhatsApp kan verwerking plaatsvinden door een buiten de Europese Economische Ruimte gevestigde partij (waaronder de Verenigde Staten). In dat geval vindt doorgifte uitsluitend plaats met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework en/of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC's).
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
- HTTPS/TLS voor alle communicatie
- Toegangscontrole via Firebase Authentication met rolgebaseerde autorisatie voor het klantportaal, de teamomgeving en het beheerdersdashboard
- Regelmatige beveiligingsmonitoring
- Sessiecookies die httpOnly en Secure zijn
- Een eenmalige inlogcode per e-mail voor het beheer, en desgewenst voor het klantportaal en de teamomgeving
7. Uw rechten (AVG)
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
- Beperking van de verwerking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken.
- Dataportabiliteit: u heeft recht op een kopie van uw gegevens in een gangbaar formaat.
- Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder de verwerking van prospectgegevens voor acquisitie.
- Intrekken van toestemming: voor zover wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.
U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar hello@elmastudio.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.
9. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft. De geautomatiseerde berekening van commissie op basis van betaalde facturen betreft een rekenkundige verwerking; de beoordeling en uitbetaling gebeuren door een mens.
10. Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via hello@elmastudio.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op elmastudio.nl/privacybeleid. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u per e-mail.
Vertegenwoordiger: Mohamed el Amrani